KI für Kanzleien, Steuerberatung und Berufsgeheimnisträger
Bei Ihnen ist die Frage nie nur, ob ein Tool funktioniert. Die Frage ist, ob Sie den Einsatz im Zweifel erklären können. Deshalb steht bei Kanzleimandaten die rechtliche Absicherung am Anfang und nicht am Ende.
Was § 203 StGB für den KI-Einsatz bedeutet
Als Berufsgeheimnisträger dürfen Sie sonstige mitwirkende Personen nach § 203 Abs. 3 StGB nur einbeziehen, soweit deren Mitwirkung erforderlich ist und sie zuvor zur Geheimhaltung verpflichtet wurden. Ein KI-Dienstleister ist genau so eine mitwirkende Person, sobald Mandatsdaten durch seine Systeme laufen.
Für die Anwaltschaft konkretisiert § 43e BRAO, welche Anforderungen an solche Dienstleister zu stellen sind, für die Steuerberatung § 62a StBerG. Beide verlangen unter anderem eine sorgfältige Auswahl, eine schriftliche Vereinbarung und die Beschränkung auf das erforderliche Maß.
Praktisch heißt das nicht, dass KI für Sie ausscheidet. Es heißt, dass Modellwahl, Verarbeitungsort, Verträge und interne Regeln zusammenpassen müssen, bevor die erste Akte durch ein System läuft.
Wo KI in Kanzleien tatsächlich Zeit spart
Nicht überall, wo es technisch ginge, lohnt es sich. Diese Stellen sehe ich in Kanzleien am häufigsten mit echtem Effekt:
- Mandatsanlage und Erstqualifizierung. Anfragen werden aufgenommen, auf Vollständigkeit geprüft und strukturiert in der Akte abgelegt, statt dass jemand Formulare abtippt.
- Telefonannahme außerhalb der Bürozeiten. Ein Voice-Agent nimmt an, erkennt das Anliegen, vergibt Termine und übergibt an einen Menschen, sobald es komplex wird.
- Dokumentenerstellung. Schriftsätze, Anschreiben und wiederkehrende Standarddokumente aus geprüften Vorlagen, mit den Daten aus Ihrem Fachverfahren.
- Fristen und Wiedervorlagen. Automatische Übernahme aus Eingängen, mit Protokoll darüber, wer wann was gesehen hat.
- Mahnwesen. Vom Zahlungseingang über die Stufen bis zur Übergabe, ohne dass jemand Listen pflegt.
- KYC- und Identverfahren. Angebunden an das Handelsregister, mit dokumentiertem Prüfpfad.
Wie ich Ihre Kanzlei absichere
Bevor etwas gebaut wird, steht der rechtliche Rahmen. Diese Unterlagen bekommen Sie vor Vertragsschluss, nicht danach:
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
- Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 203 Abs. 4 StGB
- Vollständige Liste der eingesetzten Unterauftragnehmer mit Verarbeitungsort
- Risikoeinordnung Ihrer Anwendungen nach dem EU AI Act und die Dokumentation Ihrer Schulungen nach Art. 4
Warum ich nicht gleichzeitig baue und prüfe
Art. 38 Abs. 6 DSGVO verlangt, dass weitere Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten nicht zu einem Interessenkonflikt führen. Wer ein System selbst gebaut hat und es anschließend als DSB prüft, steht genau in diesem Konflikt.
Deshalb legen wir vor Projektstart fest, in welcher Rolle ich bei Ihnen arbeite. Die andere bleibt frei und kann von jemand anderem übernommen werden. Das kostet Sie nichts und erspart Ihnen die unangenehme Frage bei der nächsten Prüfung.
Der nächste Schritt
Dreißig Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch. Sie schildern einen konkreten Ablauf aus Ihrer Kanzlei, ich sage Ihnen, ob sich eine Automatisierung lohnt und was rechtlich dafür nötig wäre.